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如何提高效率?40位40歲以下商界精英給出建議

如何提高效率?40位40歲以下商界精英給出建議

Declan Harty 2021年09月16日
面對新冠疫情帶來的巨大壓力,這些年輕的精英是怎么應對的?

新冠疫情期間的生活對任何人來說都不容易,其中也包括今年《財富》雜志評選出的全球40位40歲以下商界精英。

過去的18個月給人們帶來了無盡的焦慮,日益增多的新冠確診病例和令人感到恐懼的新聞報道,這一切都讓工作變得更有挑戰性。但我們最新一期評選出的“全球40位40歲以下商界精英”,在面對如此巨大的苦難時,有人成功開發出新冠疫苗,有人贏得了普利策獎(Pulitzer Prize),還有人正在經營一家市值390億美元的公司。為了了解這些精英們的成功秘訣,我們邀請他們分享了提高效率的最佳建議。以下是他們提供的建議。

做好規劃

梅根·奎恩,39歲,Niantic公司首席運營官

我盡量給每天確定一個主題。我每周一會專注于處理內部領導力會議,以及與直接下屬進行[面對面]溝通。這些會議將確定一周工作的重點,并保證所有人步調一致。每周二主要是與外部合作伙伴的會議,周三和周四進行內部審查,周五召開全公司大會和制定長期規劃。Niantic正處于飛速發展的階段,因此每天都在招兵買馬。

我的日程決定了我每天的生活。我可能從早到晚都在開會,所以我每周會提前安排好可以單獨完成的工作,并盡量留出周五下午的時間做好收尾工作或者最后時刻的緊急溝通。這聽起來非常高明,事實上也的確如此——確定每天工作的主題能夠讓每周的工作多一些可預測性,進而保證我可以有效利用自己的時間和精力,盡量避免任務切換。

費姬·西莫,35歲,Instacart公司首席執行官

首先,我每周會拿出一個小時明確這一周的目標,并考慮需要優先處理的任務。我還會保證每周的安排“有規則可循”,使我的團隊和[我本人]能夠提前了解每天的主題和會議內容。最重要的是,我每周會拿出大量學習時間,讓自己始終可以提前掌握必要的知識,為公司做出最佳決策。

杰西卡·拉什,38歲,塔吉特(Target)高級設計總監

我的做法是列清單,這當然不算是創新。我做任何事情都會列一份清單,這讓我的大腦和生活都變得井井有條。我通過清單還能夠確定首先需要完成的重要任務(以及哪些任務可以往后面排一排)。

明確目標

凱安娜·施密德爾,36歲,Wayfair全球文化與包容性主管

為團隊和主要的利益相關者確定統一的優先任務。如果你拿出足夠的時間列出一份優先事項清單,并且由團隊(直接下屬和同事等)和主要利益相關者對清單進行完善,你就能夠更容易確定哪些任務可以推遲到什么時候完成或者需要做出哪些調整。確定清單之后,優先考慮各項任務之間的深層關系,因為這能夠幫助你在第一時間更好地校準結果。

積極行動

埃德·楊,39歲,《大西洋月刊》(The Atlantic)特約撰稿人

在一天的最后,在狀態下滑的時候要停止工作。我喜歡在寫作的中途停下來,這樣在第二天早上就可以快速進入狀態,而不必面對空白屏幕帶來的恐懼。

排除干擾

漢密爾頓·貝內特,36歲,Moderna疫苗分配與合作伙伴高級總監

專注于對你重要的、能夠給你帶來激勵的事情。我們很容易被一些微不足道的任務所干擾,讓我們以為自己很有效率,或許當時會很有成就感,畢竟誰不喜歡對著任務清單逐項打鉤的快感呢?但我們最終卻犧牲掉了以目標為導向的工作效率和我們的潛力。如果你的工作可以激勵你,你就總會找到保證工作效率的新方法。

拉吉·坎納潘,30歲,青年美國基金會(Young America’s Foundation)創業與自由企業中心總監

把不必要的任務放在一邊。我們每天會遇到許多選擇,比如我們需要決定在各種項目、義務、優先事項等等花費多少時間。我發現你可以拒絕許多項目,把主要精力用于完成最重要的工作,這些工作能夠讓我所在的組織為改善人們的生活創造更大的價值。

設定最后期限

科迪·霍納尼安,30歲,學生債務危機中心(Student Debt Crisis Center)計劃主任

設定最后期限可以幫助你實現你想得到的結果。我們從事的倡議工作需要快速響應,許多項目會因為新聞或政策變化發生偏離。這意味著我們必須足夠靈活,能夠及時調整規則。盡管如此,設定一個最后期限可以給我們施加壓力,促使我們保證工作效率。

退一步,海闊天空

阿里安娜·辛普森,30歲,安德森-霍洛維茨(Andreessen Horowitz)普通合伙人

有時候我們會不堪重負,有時候你需要承認自己效率低下。

面對一個棘手的問題,當你第二天早上精力充沛的時候再來看它,你會發現它不再難以解決。承認自己需要暫停工作,拿出時間去考慮其他事情,或者休息一番,讓自己精力充沛地開始工作、解決問題。

本杰明·巴克爾,23歲,美國保護聯盟(American Conservation Coalition)創始人兼總裁

留出屬于自己的時間,并且不必因此有任何負罪感。今天人們最大的失敗之一是不斷加班讓自己變得筋疲力盡。如果你總是能夠給自己留出時間,你就會發現自己將變得更有效率,而且會比以前快樂十倍。你應該得到良好的睡眠,暫時忘掉工作,用心維護自己的人際關系。

如果你不在這些事情上花心思,你在職業上的成功也將難以長久,而且你的工作效率也會不斷下降。(財富中文網)

譯者:劉進龍

審校:汪皓

新冠疫情期間的生活對任何人來說都不容易,其中也包括今年《財富》雜志評選出的全球40位40歲以下商界精英。

過去的18個月給人們帶來了無盡的焦慮,日益增多的新冠確診病例和令人感到恐懼的新聞報道,這一切都讓工作變得更有挑戰性。但我們最新一期評選出的“全球40位40歲以下商界精英”,在面對如此巨大的苦難時,有人成功開發出新冠疫苗,有人贏得了普利策獎(Pulitzer Prize),還有人正在經營一家市值390億美元的公司。為了了解這些精英們的成功秘訣,我們邀請他們分享了提高效率的最佳建議。以下是他們提供的建議。

做好規劃

梅根·奎恩,39歲,Niantic公司首席運營官

我盡量給每天確定一個主題。我每周一會專注于處理內部領導力會議,以及與直接下屬進行[面對面]溝通。這些會議將確定一周工作的重點,并保證所有人步調一致。每周二主要是與外部合作伙伴的會議,周三和周四進行內部審查,周五召開全公司大會和制定長期規劃。Niantic正處于飛速發展的階段,因此每天都在招兵買馬。

我的日程決定了我每天的生活。我可能從早到晚都在開會,所以我每周會提前安排好可以單獨完成的工作,并盡量留出周五下午的時間做好收尾工作或者最后時刻的緊急溝通。這聽起來非常高明,事實上也的確如此——確定每天工作的主題能夠讓每周的工作多一些可預測性,進而保證我可以有效利用自己的時間和精力,盡量避免任務切換。

費姬·西莫,35歲,Instacart公司首席執行官

首先,我每周會拿出一個小時明確這一周的目標,并考慮需要優先處理的任務。我還會保證每周的安排“有規則可循”,使我的團隊和[我本人]能夠提前了解每天的主題和會議內容。最重要的是,我每周會拿出大量學習時間,讓自己始終可以提前掌握必要的知識,為公司做出最佳決策。

杰西卡·拉什,38歲,塔吉特(Target)高級設計總監

我的做法是列清單,這當然不算是創新。我做任何事情都會列一份清單,這讓我的大腦和生活都變得井井有條。我通過清單還能夠確定首先需要完成的重要任務(以及哪些任務可以往后面排一排)。

明確目標

凱安娜·施密德爾,36歲,Wayfair全球文化與包容性主管

為團隊和主要的利益相關者確定統一的優先任務。如果你拿出足夠的時間列出一份優先事項清單,并且由團隊(直接下屬和同事等)和主要利益相關者對清單進行完善,你就能夠更容易確定哪些任務可以推遲到什么時候完成或者需要做出哪些調整。確定清單之后,優先考慮各項任務之間的深層關系,因為這能夠幫助你在第一時間更好地校準結果。

積極行動

埃德·楊,39歲,《大西洋月刊》(The Atlantic)特約撰稿人

在一天的最后,在狀態下滑的時候要停止工作。我喜歡在寫作的中途停下來,這樣在第二天早上就可以快速進入狀態,而不必面對空白屏幕帶來的恐懼。

排除干擾

漢密爾頓·貝內特,36歲,Moderna疫苗分配與合作伙伴高級總監

專注于對你重要的、能夠給你帶來激勵的事情。我們很容易被一些微不足道的任務所干擾,讓我們以為自己很有效率,或許當時會很有成就感,畢竟誰不喜歡對著任務清單逐項打鉤的快感呢?但我們最終卻犧牲掉了以目標為導向的工作效率和我們的潛力。如果你的工作可以激勵你,你就總會找到保證工作效率的新方法。

拉吉·坎納潘,30歲,青年美國基金會(Young America’s Foundation)創業與自由企業中心總監

把不必要的任務放在一邊。我們每天會遇到許多選擇,比如我們需要決定在各種項目、義務、優先事項等等花費多少時間。我發現你可以拒絕許多項目,把主要精力用于完成最重要的工作,這些工作能夠讓我所在的組織為改善人們的生活創造更大的價值。

設定最后期限

科迪·霍納尼安,30歲,學生債務危機中心(Student Debt Crisis Center)計劃主任

設定最后期限可以幫助你實現你想得到的結果。我們從事的倡議工作需要快速響應,許多項目會因為新聞或政策變化發生偏離。這意味著我們必須足夠靈活,能夠及時調整規則。盡管如此,設定一個最后期限可以給我們施加壓力,促使我們保證工作效率。

退一步,海闊天空

阿里安娜·辛普森,30歲,安德森-霍洛維茨(Andreessen Horowitz)普通合伙人

有時候我們會不堪重負,有時候你需要承認自己效率低下。

面對一個棘手的問題,當你第二天早上精力充沛的時候再來看它,你會發現它不再難以解決。承認自己需要暫停工作,拿出時間去考慮其他事情,或者休息一番,讓自己精力充沛地開始工作、解決問題。

本杰明·巴克爾,23歲,美國保護聯盟(American Conservation Coalition)創始人兼總裁

留出屬于自己的時間,并且不必因此有任何負罪感。今天人們最大的失敗之一是不斷加班讓自己變得筋疲力盡。如果你總是能夠給自己留出時間,你就會發現自己將變得更有效率,而且會比以前快樂十倍。你應該得到良好的睡眠,暫時忘掉工作,用心維護自己的人際關系。

如果你不在這些事情上花心思,你在職業上的成功也將難以長久,而且你的工作效率也會不斷下降。(財富中文網)

譯者:劉進龍

審校:汪皓

Pandemic life can be hard for just about anyone, including this year’s class of the Fortune 40 Under 40.

The past 18 months have been a never-ending spell of anxiety, COVID-19 cases, and horrid news cycles—making work that much more of a challenge. Yet the members of our latest 40 Under 40 have managed everything from creating a COVID-19 vaccine to winning a Pulitzer Prize to running a $39 billion company. So to understand how this year’s 40 Under 40 does it, we’ve asked members to share their best productivity tips. Here’s how they get it all done.

Plan it out

Megan Quinn, 39, COO of Niantic

To the greatest extent possible, I theme my days. Mondays are devoted to internal leadership meetings as well as [one on ones] with my direct reports. These meetings shape the priorities for the week and ensure everyone is aligned. Tuesdays are largely for external meetings with partners, Wednesdays and Thursdays for internal reviews, and Fridays are for all-company meetings and longer-term planning. Every day is for recruiting as Niantic is in a period of hyper-scale.

My calendar shapes my days, and I could find myself in meetings from sunup to sundown, so I’m careful to book slices of solo work throughout the week, and endeavor to keep Friday afternoons completely open for wrap-up work or last-minute urgent conversations. It all sounds very tactical, but theming my days gives the week some predictability and shape that has the downstream effect of ensuring I’m spending my time and energy effectively with as little context switching as possible.

Fidji Simo, 35, CEO of Instacart

I start each week by blocking an hour of my time to make sure that my goals for the week are clear and that my priorities are reflected in how I spend my time. I also maintain a “canonical week” that creates predictability for my team and [me] regarding the type of topics and meetings I’ll have each day. Most importantly, I block a chunk of time each week for learning, so that I can always stay ahead of what I need to know to make the best decisions for the company.

Jessica Raasch, 38, senior design manager for Target

This is by no means innovative but: lists! I make lists for everything, it helps me organize my brain and my life. It also helps me prioritize what needs to get done first (and what can sit on the back burner for a bit).

Define your goals

KeyAnna Schmiedl, 36, global head of culture and inclusion at Wayfair

Align with your team and key stakeholders on what the priorities are. If you spend enough time curating a list of priorities that have been refined by your team (directs, peers, etc.) as well as key stakeholders, it makes it that much easier to determine when or what may need to be pushed off or what will need to be adjusted. Once that list is established, prioritize deep relationships as it will help you to better calibrate outcomes the first time.

Hit the ground running

Ed Yong, 39, staff writer at The Atlantic

At the end of the day, park downhill. I like to stop bits of writing midway through so I can hit the ground running the next morning without having to face the horror of a blank screen.

Cut out the noise

Hamilton Bennett, 36, senior director of vaccine access and partnerships at Moderna

Focus on the things that matter to you, that bring you energy. We can easily be distracted by small tasks that give the illusion of productivity, and while this may feel rewarding in the moment—who doesn’t like to check that box?—we ultimately sacrifice our goal-oriented productivity and with it, our potential. If your work is energizing, you will always find new ways to be productive.

Raj Kannappan, 30, director of the Center for Entrepreneurship and Free Enterprise at Young America’s Foundation

Eliminate the nonessentials. We encounter many choices over the course of the day that require us to determine how much time we spend on various projects, obligations, priorities, and so on. I have found it helpful to say no to many projects in order to prioritize the most important ones—the opportunities that can significantly increase the value my organization can contribute to people’s lives.

Set deadlines for yourself

Cody Hounanian, 30, program director of the Student Debt Crisis Center

There is something about setting a deadline that helps manifest the reality you hope to see. In the rapid-response advocacy work that we do, projects can be derailed by the news cycle or by policy changes. That means we have to be flexible enough to move our goalposts. Despite that, setting a deadline puts the fire under our feet to stay productive.

Take a step back

Arianna Simpson, 30, general partner at Andreessen Horowitz

There’s a time for grinding, and there’s a time for recognizing when you’re no longer being effective.

Often a challenging problem feels a lot less insurmountable when you revisit it with fresh eyes the following morning. Recognize when it’s time to log off, give yourself time to think about something else, or just recharge and return to the work and the problem fresh.

Benji Backer, 23, founder and president of the American Conservation Coalition

Take time for yourself and don’t feel guilty about it. One of the biggest failures people make today is burning out from overworking. If you take time for yourself consistently, you’ll end up being more productive and 10 times happier. You deserve to get solid sleep, unplug from work, and invest in your relationships.

If you don’t give yourself an opportunity to do those things, all of your professional success will be short-term, and your productivity will eventually decrease.

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